Цивилизация
Что такое объяснительная записка
Трудовые отношения регулируются Трудовым кодексом Российской Федерации, в котором есть положения о порядке предоставления объяснений работником в связи с теми или иными инцидентами, рассказал в беседе с «Газетой.Ru» юрист Кирилл Овтов.
Объяснительная записка — это документ, в котором сотрудник подробно излагает в письменной форме, почему на рабочем месте возникла та или иная проблема. Как правило, работникам приходится ее писать из-за каких-то личных проступков.
Важно понимать, что это не просто рассказ о каком-то неприятном событии в офисе, а реальный документ, который может помочь провинившемуся защитить свои интересы, в том числе и от незаконных действий работодателя. В связи с этим составлять объяснительную нужно ответственно и аккуратно, приводя аргументы в свою пользу.
В каких случаях может потребоваться объяснительная записка:
- отсутствие на рабочем месте;
- опоздание на работу или уход без согласования с руководителем;
- пребывание на рабочем месте в состоянии опьянения;
- игнорирование трудовых обязанностей или выполнение их в неполном объеме;
- отказ выполнять задачи начальства, которые не внесены в перечень основных обязанностей;
- нарушение техники безопасности на рабочем месте, закрепленной соответствующим нормативным актом;
- несоблюдение должностной инструкции;
- пренебрежение трудовым законодательством.
Какое дисциплинарное взыскание может получить сотрудник:
- замечание;
- выговор;
- увольнение.
Работодатель обязан требовать объяснения от работника в соответствии с Трудовым кодексом (ст. 193 ТК РФ). Когда на рабочем месте возникает спорная ситуация или начальство считает, что подчиненный провинился, то сразу вводить санкции за это запрещено. Руководство должно разобраться, поэтому совершившему проступок дают шанс письменно объяснить причины инцидента.
«Требование со стороны работодателя должно быть в такой форме, которое позволяет доказать, что оно было заявлено. Потому что судебная практика может быть неоднозначной: например, были случаи, когда суды увольнение за прогул признавали незаконным, когда у работника не потребовали объяснение», — подчеркнул юрист.
Работник должен подготовить объяснительную записку в течение двух рабочих дней. В этот срок не входит период отпуска и болезни.
До истечения срока на предоставление объяснительной записки руководство не имеет права наказывать сотрудника. А срок хранения объяснительных записок зависит от их содержания.
Если срок предоставления объяснений истек, а работник так и не принес документ, составляется акт, фиксирующий этот факт. Это открывает возможность применения наказаний — уклонение от написания объяснительной не освобождает сотрудника от ответственности.
После получения объяснительной записки возможны два варианта развития событий:
- Работодатель может проявить понимание и простить сотрудника, хотя такое происходит редко. Этот вариант возможен только тогда, когда работник сумеет убедительно доказать наличие уважительных причин, которые объясняют его проступок. Надо помнить, что наложение дисциплинарного взыскания — это право, а не обязанность руководителя.
- В другом случае в течение месяца с момента выявления проступка работодатель должен издать приказ о дисциплинарном взыскании. С этим приказом работника необходимо ознакомить под подпись в течение трех рабочих дней с даты издания. Если сотрудник отказывается подписывать документ, приказ все равно остается действительным. После этого работник может либо принять приказ, либо обжаловать его в государственной инспекции труда или в суде.
Виды объяснительных записок
В действующем Трудовом кодексе не предусмотрено разделение объяснительных записок по видам. Тем не менее, можно выделить два основных:
- поясняют действия конкретного сотрудника (отдела, подразделения);
- описывают определенное событие.
Оправдательная записка
Этот вид записки требуется, когда сотрудник должен объяснить свое отсутствие на рабочем месте, бездействие в течение рабочего дня или иные нарушения — прогулы, нахождение в нетрезвом состоянии или причинение материального ущерба компании.
Объяснительная записка по действиям других лиц
Такую записку пишут в случае инцидента, в котором замешаны несколько сотрудников и неясно, кто именно виноват. В этом случае каждый обязан подробно изложить свою версию событий. На основании этих записок руководитель самостоятельно анализирует ситуацию и принимает решение о том, кого привлечь к ответственности.
Как написать объяснительную
- В верхнем правом углу напишите ФИО и должность лица, которому адресуется записка (это может быть директор компании или ваш непосредственный руководитель) и наименование организации.
2. Под данными адресата укажите свои ФИО и должность.
3. Ниже по центру страницы напишите название документа — «объяснительная записка» (обязательно с маленькой буквы).
4. В основной части текста опишите ситуацию, включая причины, по которым произошло недоразумение, место и время инцидента. Постарайтесь изложить аргументы, которые могут свидетельствовать в вашу пользу.
5. В конце документа поставьте свою подпись с расшифровкой и укажите дату составления записки.
Что писать в объяснительной, чтобы руководитель принял вашу сторону
Чтобы руководитель принял сторону сотрудника при рассмотрении объяснительной записки, важно тщательно продумать ее содержание. «Газета.Ru» собрала несколько советов, о чем и как стоит писать.
Честное признание. Руководители, как правило, ценят честность и ответственность. Если вы действительно виноваты, лучше сразу об этом сказать, чем пытаться скрыть или исказить факты.
Четкое объяснение причин. Объясните причины произошедшего максимально подробно и конкретно. Если у вас были уважительные причины, например, проблемы со здоровьем или семейные обстоятельства, обязательно их укажите. Важно, чтобы ваши доводы выглядели логично и убедительно.
Сосредоточьтесь на фактах. Опишите ситуацию точно, избегая эмоций и субъективных оценок. Сконцентрируйтесь на том, что произошло, где и когда это случилось, и каковы были ваши действия. Представьте, что описываете что-то, а не высказываете свое мнение.
Приведение доказательств. Если возможно, подкрепите свои слова доказательствами. Это могут быть документы, фотографии, справки, свидетельства коллег или любые другие подтверждения, которые могут помочь объяснить ваши действия.
Проявление ответственности. Покажите, что вы осознаете последствия своих действий и готовы нести наказание и решать проблему в случае чего. Если ваша ошибка повлияла на других или на рабочий процесс, укажите, что вы понимаете этот факт и готовы сделать все возможное для исправления ситуации.
Предложения исправить ситуацию. Предложите конкретные шаги по урегулированию проступка или предотвращению подобных инцидентов в будущем. Это продемонстрирует ваше стремление исправиться и желание избежать повторения ошибки.
Проявление понимания и уважения. Проявите понимание к позиции руководства и подчеркните свое уважение к установленным правилам и нормам компании.
Избегайте обвинений в адрес других. Не пытайтесь перевести вину на других сотрудников или обстоятельства. Лучше сосредоточьтесь на своих действиях и их причинах.
Можно ли отказаться писать объяснительную
Если сотрудник отказывается предоставить объяснительную записку, это может расцениваться как косвенное признание вины. Наличие объяснительной может стать основанием для смягчения или отмены дисциплинарного взыскания, а вот ее отсутствие дает работодателю полное право назначить наказание, возможно, даже более строгое, чем он планировал изначально.
Писать или не писать объяснительную записку — личный выбор сотрудника. По Трудовом кодексу (ст. 21 ТК РФ) он не обязан это делать.
«Работник, конечно, может отказаться писать объяснительную записку. Санкций за это не будет, просто работодатель, принимая какое-то решение, укажет, что человек документ предоставить отказался, что зафиксировано соответствующим актом, и примет решение. Допустим, человек прогулял [работу]. Работодатель его за это может уволить, составив акт. Далее написать сообщение, а по адресу отправить заказное письмо, попросив предоставить объяснение. Если сотрудник ничего не сделает, то начальник имеет право выдвинуть санкции. В этом случае суд встанет на сторону работодателя», — разъяснил Овтов.
Если дело дойдет до суда, на работодателя ляжет обязанность доказать, что он запрашивал объяснительную у сотрудника. В случае, если он не сможет подтвердить этот факт, суд может признать дисциплинарное взыскание недействительным. Но это не гарантирует, что отказ по собственной инициативе от написания такого документа автоматически защитит вас от возможных санкций.
В случае, когда сотрудник все же решает не писать объяснительную записку, он должен будет подписать акт об отказе, составленный отделом кадров. Этот документ подтверждает, что работодатель предоставил возможность для объяснений, но работник добровольно отказался от нее.
Составить акт об отказе от объяснительной можно только после истечения двух рабочих дней, которые даются на ее подготовку. Однако лучше не пренебрегать этой возможностью и изложить в документе все обстоятельства произошедшего.
От информационного наполнения объяснительной записки зависит не только предстоящее положение самого сотрудника, но и его коллег, если они также были вовлечены в этот рабочий эпизод. Поэтому крайне важно тщательно и ответственно подойти к ее составлению, чтобы избежать возможных нарушений своих прав со стороны работодателя.