Что такое сопроводительное письмо
Сопроводительное письмо — это дополнение к резюме. Иногда его еще называют мотивационным, так как цель письма — показать, что именно вы подходите на вакантную должность и сможете справиться с поставленными задачами на новой позиции.
Как правило, в сопроводительном письме отражаются не просто умения и навыки соискателя (это указывают в резюме), а его индивидуальные преимущества.
Сопроводительное письмо оживляет и делает основной документ — резюме — более персональным, отметила в беседе с «Газетой.Ru» HR-директор компании Legal Security и психолог Елена Бачурина.
Исследование сервиса по поиску работы hh.ru от 2015 года показало, что только 17% работодателей рассматривают резюме топ-менеджеров без мотивационных писем. Наниматели признались, что в 34–60% случаев наличие письма считается преимуществом при выборе соискателя.
«Стоит ли прикреплять письмо всегда? Да, стоит. Ответ однозначный, потому что в большинстве крупнейших и ведущих компаний это требование сейчас обязательно. Без сопроводительного письма роботы просто даже не рассматривают резюме. Это связано также с тем, что сопроводительное письмо имеет меньший формат, что, безусловно, мгновенно позволяет либо искусственному интеллекту, который сейчас очень распространен на этом этапе отбора кандидатов, либо HR-сотруднику, который отбирает потенциальных кандидатов на самом первом уровне, увидеть ключевые моменты, подходит ли этот человек для открытой позиции», — объяснила она.
Зачем нужно сопроводительной письмо
Основные цели составления сопроводительного письма заключаются в следующем:
Заинтересованность. Вы показываете компании, что вы заинтересованы в работе именно в той или иной организации, а не просто рассылаете резюме по вакантным должностям.
Личная ценность. Вы показываете работодателю свою пользу компании и полученный на предыдущих работах опыт, который вы можете применить на новом месте.
Индивидуальность. Прикрепляя сопроводительное письмо, вы показываете, что ваше резюме отличается от других. Резюме должно быть подробным и качественным, это увеличит шанс на отклик.
Проверка внимания. Иногда работодатели применяют различные способы проверки внимания соискателей, например, просят написать в сопроводительном письме определенное кодовое слово или фразу. Так рекрутеры компании поймут, что вы писали письмо лично для них, а не рассылали готовый шаблон.
Требования для сопроводительного письма к резюме
Точно установленных требований составления сопроводительного письма не существует. Однако лучше всего отразить в мотивационном письме некоторые моменты:
- обращение к работодателю;
- должность, на которую претендуете;
- опыт работы, который может иметь значение на новом месте;
- личностные качества и навыки, которые могут способствовать выполнению рабочих задач и обязанностей;
- преимущественные особенности;
- заинтересованность в работе;
- выражение готовности к сотрудничеству;
В целом, обратила внимание собеседница «Газеты.Ru», резюме рассказывает про опыт, а сопроводительное письмо — о том, почему он полезен для конкретной должности. Главное — не дублировать информацию из резюме в письмо.
HR-маркетолог Мария Аверкиева согласилась с экспертом, что самое важное в сопроводительном письме — упоминание своих преимуществ и ответ на вопрос, почему вы лучше других соискателей.
«Представьте, что это как УТП — уникальное торговое предложение в маркетинге — только в отношении соискателей. И даже если не всем требованиям соискатель будет соответствовать, есть вероятность, что выделенное какое-то преимущество для HR-ов, возможно, будет выглядеть как нечто более важное, а остальным навыкам соискателя можно и научить. Поэтому на первое место выводим свое преимущество — чем мы лучше других соискателей», — подчеркнула эксперт в беседе с «Газетой.Ru».
Что надо писать в сопроводительном письме
Приветствие
Сопроводительное письмо стоит начать с краткого введения, в котором говорится, какая вакансия вас заинтересовала и почему. Представьтесь и напишите, на какую должность и в какой организации вы претендуете. Так вы покажете, что пишете адресно, а не массово рассылаете отклики.
Пример: Здравствуйте, меня зовут Михаил. Откликаюсь на вакансию контент-менеджера онлайн-сервиса HolidayMay. Я работаю в сфере создания контента уже больше двух лет, помог раскрутить новый проект компании и привлечь новых инвесторов, что увеличило наш доход. Мечтаю продолжить развиваться в этом направлении.
«Сопроводительное письмо нужно начать с какого-нибудь хука или эмоционального крючка, то есть зацепить работодателя емкой фразой, которая позволит обратить его внимание. Например, можете написать, что с вами компании увеличивают прибыль во столько-то раз, с вами у работодателя есть шанс расширить рынок товаров и услуг. Необходимы какие-то яркие, емкие фразы», — поделилась HR-директор Елена Бачурина.
Основная часть
В основной части сопроводительного письма должен быть ответ на вопрос, почему вы подходите для этой работы. Обычно основная часть занимает от одного до четырех абзацев. В ней необходимо показать мотивацию к трудоустройству.
Сформулировать основную часть письма поможет порядок описанных задач и требований в вакансии работодателя. Нужно отвечать на них поэтапно, но не переписывать дословно.
Например, работодатель в вакансии на должность контент-менеджера написал:
Обязанности:
- составление контент-плана для разных площадок бренда на основе имеющейся smm-стратегии;
- составление и подготовка плана, формирование базы потенциальных партнеров для развития проекта;
- организация съемок, участие в глобальных съемках бренда.
Требования:
- навыки съемки и монтажа;
- понимание маркетинга и особенностей продвижения продукта, понимание механизмов продвижения в социальных сетях;
- высоко развитое креативное мышление, умение генерировать оригинальные идеи.
В основной части сопроводительного письма в таком случае соискатель должен учесть все обязанности и требования.
Пример: Благодаря развитию корпоративных соцсетей увеличил присутствие компании в интернете и узнаваемость бренда в стране на 34%. Кроме того, я хорошо разбираюсь в особенностях продвижения онлайн-продукта на рынке. Понимаю, что для этой роли нужны знания в организации масштабных съемок бренда — такого у меня нет, однако я имею представление о локальных контент-съемках и готов учиться.
Также, по мнению собеседницы «Газеты.Ru», в основной части мотивационного письма необходимо описывать свои компетенции и личные качества. Например, легкой обучаемости как аргумент в пользу того, что «если даже чем-то не подхожу, то обязательно научусь и подойду», привела в пример Аверкиева.
Заключение
В заключении сопроводительного письма нужно рассказать, почему компания подходит вам, и вы хотите работать именно там.
Пример: Эта роль для меня — возможность продолжать развиваться в сфере контент-мейкинга и попробовать себя в проектах крупнее. Буду благодарен за любую обратную связь в удобное для вас время. Готов выполнить тестовое задание или встретиться лично на собеседовании!
Оставьте контакты для связи. Хотя они есть в резюме, лучше облегчить рекрутеру задачу и продублировать информацию.
Что еще написать в сопроводительном письме
Если вы отправляете сопроводительное письмо в компанию, где приветствуется портфолио или ссылки на ваши работы в интернете, то прикрепите их в конце письма, чтобы не перегружать основной текст. Работодатели обычно не очень активно переходят на сторонние ресурсы. Лучше ограничиться одной ссылкой, подкрепляющей навыки, а остальные примеры работ поместите в резюме.
Ошибки в составлении сопроводительного письма
К написанию сопроводительного письма нужно подходить не менее внимательно, чем к составлению резюме. Ошибки могут испортить первое впечатление и свести шансы на получение ответа от компании к нулю. Все дело в частых ошибках, которые допускают кандидаты.
Однозначных требований к содержанию сопроводительного письма нет, однако в нем точно не должно быть:
- слишком подробного рассказа и большого объема (письмо не должно превышать 3-4 абзаца);
- грамматических, стилистических, пунктуационных ошибок и опечаток;
- сленга и клишированных фраз (работоспособность, быстрая обучаемость, высокая мотивация);
- рассуждений на отстраненные темы;
- описания нерелевантного опыта;
- длинных рассказов о личной жизни и хобби;
- точного дублирования резюме и перечисления заслуг без учета их востребованности для работодателя;
- негативных высказываний о предыдущих местах работы.
По мнению HR-маркетолога Марии Аверкиевой, составляя сопроводительное письмо вы можете ограничиться даже тремя-пятью предложениями, иначе «всю эту поэму никто читать не будет».
«Обращаю внимание на то, что все должно быть четко, конкретно и желательно с цифрами», — подчеркнула эксперт.
Как улучшить сопроводительное письмо: рекомендации
Чтобы ваше мотивационное письмо заинтересовало рекрутера, помните, что оно должно быть визуально приятно для прочтения. Как подчеркивали HR-эксперты в беседе с «Газетой.Ru», не пишите слишком длинную «поэму», структурируйте письмо с помощью абзацев и рассказывайте четко и по делу.
Что еще можно сделать:
- Оформление. При составлении сопроводительного письма в отдельном документе выравнивайте текст по левому краю, выделяйте поля и заголовки. Так рекрутерам будет легче ознакомиться с вашей личной информацией. Если вы составляете документ через сервис по поиску работы, то отбивайте абзацы друг от друга пустой строкой. Убедитесь в том, что в тексте нет двойных пробелов.
- Написание письма с ориентиром на вакансию. Чтобы вам было удобнее, вы можете скопировать полный текст вакансии в текстовой файл и затем расшифровать каждый пункт, чтобы ничего не упустить. Так проще проверить, насколько ваши навыки и знания соответствуют требованиям работодателя.
- Маркировка списка. Когда вы перечисляете свои навыки, лучше использовать маркированный список. Так рекрутер сможет быстро выделить основные моменты и преимущества, которые ищет работодатель. Одного в письме будет вполне достаточно.
- Контрольная проверка. Перед отправкой попросите своего близкого человека прочитать ваше мотивационное письмо. Взгляд со стороны позволит сделать текст содержания более лаконичным и информативным, а также поможет убрать лишнее. Если это невозможно, перечитайте письмо несколько раз, поставьте себя на место работодателя и оцените структуру, содержание и tone of voice с его точки зрения.
Собеседница «Газеты.Ru» порекомендовала составить письмо более персональным — отразить свою заинтересованность в работе. Ваше резюме, по ее словам, как правило, стандартное, а сопроводительное письмо — единственный вход в компанию.
Чек-лист для сопроводительного письма: 5 основных пунктов
Если вы уже написали сопроводительное письмо, то пройдитесь по всем пунктам, которыми поделились HR-эксперты с «Газетой.Ru». Они позволят увеличить шансы получения должности в компании и помогут зацепить внимание рекрутера.
- Если вы отправляете документ по электронной почте, то в теме письма укажите название вакансии, на которую откликаетесь, чтобы рекрутеру было удобнее найти ваше письмо на почте.
2. Не забудьте продублировать свои контакты в конце письма. Так вы покажете свою заинтересованность в обратной связи.
3. Прикрепляя резюме к сопроводительному письму, не забудьте проверить, чтобы в названии документа была указана ваша фамилия и название вакансии, на которую откликаетесь.
4. Не составляйте слишком длинное сопроводительное письмо, но и не пытайтесь отделаться одной фразой, например «здравствуйте, прошу рассмотреть мое резюме». Такие мотивационные письма, как правило, ничем не помогают соискателю, а только ухудшают положение.
5. Не дублируйте информацию из резюме, а постарайтесь в мотивационном письме показать интерес к компании и пользу, которую она получит от найма вас.